Conozca todo sobre el nuevo proceso para apostillar documentos autenticados en Notarías Colombianas
Apostillar es un trámite que se realiza ante el Ministerio de Relaciones Exteriores. Su fin es certificar en el exterior la autenticidad de un documento expedido dentro del territorio colombiano. Este trámite aplica únicamente para los países miembro de la Convención de La Haya. En caso de que el país receptor del documento no haga parte de dicha Convención, el trámite pertinente es la Legalización del documento, también ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Recientemente entró en vigor un nuevo procedimiento para apostillar y legalizar de forma automatizada diferentes tipos de documentos, incluyendo traducciones oficiales. A continuación, le explicaremos las principales diferencias con el proceso anterior y los beneficios del nuevo.
¿Cómo se apostillaba antes un documento autenticado en Notaría?
Anteriormente era necesario llevar los documentos personalmente a la notaría, autenticarlos, escanearlos, presentarlos ante la Cancillería a través del sitio en internet, efectuar el pago, y esperar el Apostille vía correo electrónico.
Este proceso era pesado, lento, además de la tramitología que requería ya que se debía llevar a cabo un proceso ante dos o más entidades, lo cual ponía en riesgo la integridad de los documentos.
El nuevo proceso de apostillado para documentos autenticados en Notarías en Colombia
Actualmente, gran parte del proceso es digital. Estos son los pasos que debe seguir:
#1 Diríjase a la notaría con sus documentos y solicite allí el proceso de Apostilla o Legalización en línea. Allí, deberá entregar los documentos al notario, quien los escaneará, los firmará digitalmente y luego los cargará a la plataforma de la Superintendencia de Notariado. Una vez hecho esto, la notaría se encarga de enviarle a su correo electrónico un Código de Verificación
Nota: Si se trata de una traducción oficial, debe presentarse en la notaría en la cual el traductor oficial tiene registrada su firma.
#2 Al recibir el correo electrónico con el Código de Verificación entregado por la notaría deberá continuar el proceso de la siguiente manera:
Ingrese al sitio web de la cancillería, haga clic en el botón “Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina”. A continuación, escoja la opción “Documentos electrónicos con firma digital” en el menú “Tipo de documento” y luego elija “Documentos firmados en Notarías Colombianas”. Complete los datos del formulario e ingrese el código de verificación cuando el sitio lo solicite.
#3 La plataforma verificará los datos del documento y le mostrará las diferentes opciones de pago. Una vez pagado el trámite, el documento apostillado llegará a su correo electrónico. También podrá consultar el documento apostillado aquí.
Beneficios del nuevo proceso de apostillado para documentos expedidos o firmados por Notarías Colombianas
- Ya no es necesario moverse entre diferentes instituciones para apostillar o legalizar un documento que requiera la firma de un notario.
- Dado que gran parte del proceso ahora es digital, es más ágil.
- Las plataformas en línea de la Cancillería y de la Superintendencia de Notariado ahora están unificadas, son fáciles de usar y proveen toda la información necesaria para realizar los trámites.
- Sus documentos estarán protegidos ante posibles daños, alteraciones o falsificaciones.
¿Este proceso aplica para documentos emitidos en años anteriores?
¡Sí! No importa si se trata de un documento reciente o de hace cinco años, puede acercarse a una notaría, solicitar el proceso de apostilla o legalización en línea y seguir los pasos mencionados anteriormente.
El proceso anterior todavía sigue vigente
Ya que el cambio es reciente, es posible que algunas notarías todavía realicen el proceso anterior en paralelo al nuevo; sin embargo, no es recomendable, ya que tardará mucho más en obtener el documento apostillado.
Cabe resaltar que el proceso para otro tipo de documentos (carácter civil, religioso, educación, entre otros) sigue siendo el mismo. Verifique la información para realizar el trámite correctamente en este sitio web: https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/requisitos
Si está planeando un viaje y tiene una fecha límite para apostillar, su mejor opción es solicitar la apostilla en línea.
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